Política para la protección de datos personales
Así recolectamos, almacenamos, usamos y protegemos la información que comparten con LAMAC S.A.S nuestros clientes, proveedores, colaboradores, aliados y usuarios de nuestras aplicaciones, incluida Mi Plaza.
Objetivo
Con el presente documento LAMAC S.A.S establece los lineamientos para dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que comprometen a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de generar un documento o política para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley. De esta forma se consolida en este documento la finalidad y forma de recolección y manejo de los datos que recolecta de las diferentes partes interesadas que intervienen en la operación de la empresa.
LAMAC garantiza en el desarrollo de la operación la protección, la veracidad, confidencialidad, seguridad, disposición de la información que comparten los stakeholder en todo tipo de relación.
Alcance
Los lineamientos descritos en este documento aplican para todo el equipo de LAMAC.
¿A quién va dirigida esta política?
Esta política está dirigida a todos los stakeholder de la compañía, aquellos que fruto de su relación con la empresa comparten información.
Definiciones
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público
Es el dato que no sea privado, semiprivado. Son considerados datos públicos por ejemplo el estado civil de la persona, su profesión y su ocupación, entre otros.
Datos Sensibles
Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de Privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Aviso de privacidad
El aviso de privacidad como mínimo deberá contener la siguiente información:
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los mecanismos generales dispuestos por el responsable, para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Principios
Principio de Finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Principio de Veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia
En el tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida
Los datos personales salvo la información pública no podrán estar disponibles en Internet, u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad
La información sujeta a tratamiento se protegerá mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Tipos de datos
Datos de identificación
Datos generales de identificación de la persona: nombres, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc. Datos específicos de la identificación de la persona: firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, muerte, edad, etc. Datos biométricos de la persona: fotografía, videos. Datos de la descripción morfológica de la persona: color de piel, color de iris, color y tipo de cabello, señales particulares, estatura, peso, complexión, fórmula dactiloscópica, voz, etc.
Datos de ubicación
Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de las personas: dirección, teléfono, correo electrónico. Datos de ubicación personal relacionados con actividad privada de las personas: domicilio, teléfono, correo electrónico, etc.
Datos sensibles
Datos relacionados con el estado de salud de la persona: que incluyan resultados de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos, tratamientos terapéuticos.
Datos de contenido socioeconómico
Datos relacionados con la historia laboral de la persona: experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc. Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS, IPS, ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
Tratamiento al que se someten los datos personales
Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:
Recolección
La información que obtiene LAMAC de sus stakeholders la hace a través de diferentes canales que están relacionados con su operación. Los canales para la recolección de información que se utiliza cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, debido a esto se garantiza que en cada uno se contemple la autorización para el tratamiento de los datos personales. Estos instrumentos son:
- Requerimientos en el laboratorio
- Llamada telefónica
- Formularios Web
- Formato registro y actualización de datos de clientes y proveedores
- Contratos comerciales
- Hojas de vida
- Copia Documento de Identidad
Almacenamiento
El control y almacenamiento de la información de los stakeholders, se encuentra en los servidores y computadores de MAC, contando con los protocolos definidos en la ISO 27.001. Los sistemas de información, cuentan con controles y el cumplimiento de todos los anexos de seguridad definidos en la norma ISO.
Usos y finalidades de la recolección de la información
El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada por MAC en las bases de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:
- a. Gestión Comercial, bases de datos internas, KPIs, Gestión PQRSD, Fidelización de clientes, envío de comunicaciones.
- b. Procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.
- c. Gestión financiera, Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.
- d. Formación de personal, gestión de personal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal, programas de bienestar y calidad de vida en el trabajo.
- e. Mejorar la atención, crear promociones, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, y dar a conocer noticias de interés y novedades.
Seguridad de la información
Dando cumplimiento al requisito legal definido en la Ley 1581 de 2012, al interior de la compañía se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Para garantizar esto LAMAC tiene definidos diferentes mecanismos de control con su equipo de trabajo desde el momento de la contratación y durante su permanencia para garantizar que se cumplan los protocolos de seguridad para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las disposiciones para la utilización durante el tiempo de trabajo de teléfonos celulares personales u otros dispositivos electrónicos de carácter personal, y la utilización de dispositivos de captación de datos en equipos, será objeto de reglamentación por parte de la empresa, con el fin de dar cumplimiento a la Ley de Habeas Data, garantizar la reserva sobre datos personales de asociados, colaboradores, clientes, proveedores y terceros en general, y prevenir la filtración de datos que por disposición de la ley deben ser confidenciales.
Vigencia
Este documento es publicado y entra en vigencia a partir del 1 de diciembre de 2019.